Những điều cần biết về hóa đơn điện tử trong kinh doanh khách sạn

Sử dụng hóa đơn thanh toán điện tử đang ngày càng phổ biến. Thay vì sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử đang là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp đặc biệt là khách sạn. Hãy cùng tham khảo bài viết sau của Webhotel để hiểu hơn về hóa đơn điện tử trong kinh doanh khách sạn nhé:

1. Hóa đơn điện tử là gì?

“Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các chỉ thị của Bộ tài chính” theo điều 3 thông tư 32/2011/TT-BTC.
Hóa đơn điện tử sẽ bao gồm:
Hóa đơn xuất khẩu
Hóa đơn giá trị gia tang
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn khác gồm: tem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm,…
Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

2.1. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

hoa don dien tu trong kinh doanh khach san

Theo khoản 2 điều 4 thông tư 32 có 6 điều kiện quy định đối với một doanh nghiệp khi muốn sử dụng hóa đơn điện tử:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai trừ thuế với cơ quan thuế, hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng .
- Phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu thực hiện việc khởi tạo, lâp, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
- Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
- Cần có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố.

2.2. Thời điểm bắt buộc doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Theo Khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định: “Từ ngày 1 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.”
Như vậy, hạn cuối chính thức để toàn bộ 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử là 2/11/2020.

3. Hóa đơn điện tử trong quản lý và kinh doanh khách sạn

Khách sạn là ngành mỗi ngày có lượng khách khá lớn, đặc biệt vào mùa cao điểm, lễ tết. Sự tăng mạnh của hình thức mua bán, đặt hàng qua internet khiến cho nguồn khách hàng đổ về khách sạn vô cùng đa dạng.
Với số lượng khách lớn như vậy, việc đảm bảo thông tin là vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của khách sạn. Chính vì vậy, hóa đơn vào mùa này là rất lớn, các giai đoạn như báo cáo, tra cứu và kiểm tra từ cơ quan thuế là một thách thức không hề nhỏ.
Hóa đơn tay thường gây ra sự sai sót, tốn chi phí, dễ thất lạc, không tức thời, khó lưu trữ bảo quản được hết,… vì vậy hiện nay hầu hết hóa đơn giấy không còn đáp ứng được nhu cầu của khách sạn.

4. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh khách sạn

Tiết kiệm thời gian
Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu kho và bảo quản hóa đơn
Ngăn chặn hóa đơn giản
Giảm thiểu các thủ tục hành chính cho khách sạn
Giảm thiểu các rủi ro khác

Trên đây là chia sẻ về những điều cần biết về hóa đơn điện tử trong kinh doanh khách sạn. Hiểu rõ được điều này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý và đưa ra chiến lược marketing khách sạn hiệu quả hơn.