Phương thức hoạt động của Booking Engine

Booking Engine là hệ thống đặt phòng khách sạn trực tuyến ngay trên website của khách sạn, mang lại sự tiện dụng cho khách du lịch, có thể thanh toán trực tuyến dễ dàng, với chủ khách sạn đơn giản trong quản lý bán phòng trực tuyến.

Vậy phương thức hoạt động của Booking Engine là như thế nào?

A. Đối với khách hàng đặt phòng

Quy trình đặt phòng của khách như sau:

Bước 1: Lựa chọn ngày check in, check out
Du khách truy cập vào trang website của khách sạn, click “Booking Now” hoặc “Reserve”
Hệ thống chuyển sang giao diện của phần mềm Booking Engine:

Lựa chọn ngày check in, check out

Tại đây, khách du lịch tiến hành lựa chọn:
- Click chọn ngày Check-in, Check-out
- Hotel: lựa chọn khách sạn
- Adults: số lượng người lớn
- Child (0-5yrs): số lượng trẻ em (từ 0-5 tuổi)
Click “Search Availability” để check phòng trống

Bước 2: Lựa chọn phòng khách sạn

Lựa chọn loại phòng khách sạn

Du khách sẽ được cung cấp thông tin về loại phòng, chi tiết từng phòng, các dịch vụ riêng của từng phòng và giá phòng.
Tại ô “Select Rooms”, khách hàng lựa chọn số lượng phòng muốn đặt
Sau đó, click “Reserve”
Note: Nếu khách sạn hết phòng, hệ thống sẽ không hiển thị loại phòng đó cho khách hàng đặt

Bước 3: Lựa chọn dịch vụ đi kèm

Lựa chọn dịch vụ đi kèm và hoàn thành thông tin cá nhân

Lựa chọn các dịch vụ đi kèm của khách sạn trong khung bên phải
Tại cột “Your Booking Details”, du khách sẽ biết được chi tiết đặt phòng của mình:
- Ngày Check in, check out
- Adults: Số lượng người lớn
- Children: Số lượng trẻ nhỏ
- Room type: Loại phòng khách sạn
- Room charges: Giá phòng
- Added services: Giá dịch vụ
- Added extrabed: Giá gường phụ
- Voucher: Giảm giá (theo chính sách của khách sạn)
- Subtotal: Giá phòng
- VAT: Giá trị gia tăng
- Service charge: Phí dịch vụ
- Total amount: Tổng tiền cần thanh toán
- Deposit: số tiền cần thanh toán trước (theo điều khoản của khách sạn)
- Balance due on arrival: số tiền còn lại cần thanh toán khi đến khách sạn
Hoàn thiện thông tin cá nhân ở mục “Guest Information”
Những mục có dấu “*” bạn bắt buộc phải điền:
- First Name: Tên khách hàng
- Last Name: Họ
- Email: địa chỉ email
- Phone number: số điện thoại
- Address: nơi ở
- Country: quốc gia
- Arrival with flight: thông tin chuyến bay
-Arrival Time: thời gian đến
- Additional request: yêu cầu bổ sung
- Payment method: bạn lựa chọn các hình thức thanh toán
+ Paypal: thanh toán qua cổng Paypal
+ Transfer: huyển khoản
+ With cash on arrival: thanh toán bằng tiền mặt
+ Payment by VTC Pay: thanh toán qua cổng VTC pay
+ Payment later: thanh toán sau
+QR code: thanh toán bằng mã QR
Click “Review reservation”, bạn đã đặt phòng khách sạn thành công
Sau đó, hệ thống trả về thông tin booking bạn vừa đặt:

Giao diện chi tiết đặt phòng

B. Đối với Admin khách sạn

Ban đầu, số lượng phòng khách sạn sẽ là 10 phòng Standard room

Số lượng phòng ban đầu trước khi khách đặt phòng

Sau khi du khách đặt phòng thành công trên website, hệ thống Booking Engine sẽ tự động giảm số lượng phòng

Hệ thống tự động giảm số lượng phòng sau khi khách đặt phòng

Cùng với đó, Booking Engine sẽ gửi đồng thời 2 email:
+ 1 Email gửi về khách sạn: thông báo có khách hàng đặt phòng, thông tin khách hàng và thông tin booking

Email gửi về cho khách sạn thông báo có đặt phòng của khách hàng

+ 1 Email gửi đến du khách: thông báo du khách đặt phòng thành công và thông tin chi tiết booking

Email gửi về cho khách hàng thông báo xác nhận đặt phòng

Khi khách hàng book phòng thành công, Admin khách sạn có thể kiểm tra chi tiết đặt phòng của khách hàng như: tên khách hàng, email, số điện thoại, ngày check-in, check-out, loại phòng, các dịch vụ bổ sung, tổng tiền booking,…

Thông tin chi tiết khách hàng đặt phòng