8 Lý do cho sự tồn tại của Hotel Booking Engine

Có nhiều khách sạn,resort đã và đang tạo ra bước đi đầu tiên vào cộng đồng mạng bằng một trang web, và rất nhiều khách sạn khác đang hướng tới việc sử dụng Internet như một hình thức quảng bá thương hiệu.

Điều tuyệt vời về Internet là nó có thể được sử dụng như một đòn cân bằng cho các khách sạn vừa và nhỏ. Một khách sạn nhỏ ngày nay cũng có thể có một trang web hoành tráng như trang web của những khách sạn 5 sao.

Cho dù website của bạn là về cho thuê phòng, đặt tour hay dịch vụ khác nếu như sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn được mua, được đặt hoặc được thuê, thì bạn cũng mong muốn website đó sẽ mang lại lợi ích cho công ty của bạn trong suốt cả năm.

Có lẽ bạn đã từng đặt ra câu hỏi cho chính mình rằng tại sao có rất nhiều doanh nghiệp nhỏ lại có hứng thú tạo ra một hệ thống đặt phòng trực tuyến (Hotel Booking Engine ) trên website của họ. Dưới đây là 8 lý do tại sao!

1. Nhận thông tin đặt phòng của khách hàng bất kỳ lúc nào từ Hotel Booking Engine

Rất nhiều khách hàng lướt mạng ngoài giờ làm việc và họ có xu hướng thích đặt phòng ngay chứ không muốn cố gắng nhớ gọi điện cho khách sạn để đặt phòng ngày hôm sau.

Các số liệu thống kê chỉ ra rằng, việc đặt phòng được thực hiện ngày càng nhiều vào buổi tối khi khách hàng đang ở nhà và lướt mạng. Có 2 lý do giải thích cho điều này. Thứ nhất, nhiều công ty hiện đang kiểm soát việc truy cập mạng ở nơi làm việc, và thứ 2, gần như là ngày nay, mỗi một gia đình đều có một máy tính hay laptop được kết nối mạng.

Nếu như giờ làm việc thường ngày của khách sạn là từ 9 giờ sáng tới 5 giờ chiều, thì rõ ràng là sẽ không có ai đặt phòng sau 5 giờ chiều, và chúng ta biết rõ là thời gian này, việc đặt phòng online diễn ra mạnh nhất. Hệ thống đặt phòng online (Hotel Booking Engine) sẽ giúp bạn nhận đặt phòng 24 giờ mỗi ngày, vì vậy, hệ thống đặt phòng của khách sạn sẽ luôn làm việc.

2. Miễn phí việc đặt phòng

Bạn đang phải trả phí cho những quảng cáo trực tiếp, hay trả phí cho việc đặt phòng qua các trang đặt phòng trực tuyến? Nếu là cả hai trường hợp trên, thì có nghĩa là bạn đang trích ra một khoản thu nhập của mình để trả cho họ. Nếu như website của bạn có hệ thống đặt phòng trực tuyến (Hotel Booking Engine), thì bạn sẽ giảm phải chi trả cho nguồn trung gian nữa. Điều quan trọng khác khi sử dụng những trang đặt phòng trực tuyến bạn sẽ phải mất một khoản phí cho mỗi khách hàng đặt phòng thành công, doanh nghiệp của bạn cũng đang quảng cáo cho doanh nghiệp của họ như chính họ đang quảng cáo cho bạn vậy. Với một website riêng, bạn có thể chỉ tập trung vào việc quảng cáo cho chính khách sạn của mình.

3. Đó đơn giản là dịch vụ khách hàng

Khi chúng ta nói về việc đặt phòng online, chúng ta đề cấp tới mẫu liên lạc (contact form). Một contact form sẽ không cung cấp cho khách hàng của bạn một cái nhìn xuyên suốt về tiện nghi, dịch vụ của khách sạn. Một contact form cũng cho phép khách hàng của bạn đặt phòng trực tiếp, thanh toán và nhận xác nhận đã thanh toán một cách tự động được.

Hệ thống đặt phòng trực tuyến (Booking Engine) tiêu chuẩn ít nhất phải làm được hai điều này, và khi làm được hai điều này rồi, mới được gọi là dịch vụ khách hàng tốt.

4. Tối thiểu hóa khối lượng công việc của bạn

Nếu như bạn không sử dung hệ thống đặt phòng trực tuyến (Hotel Booking Engine), có thể bạn vẫn đang phải giải quyết những việc đặt phòng một cách thủ công và tốn nhiều nhân lực. Hệ thống đặt phòng trực tuyến sẽ giúp xử lý tất cả những khía cạnh của việc đặt phòng. Ít nhất, nó sẽ giúp bạn làm những việc sau:

-   Tự động đảm bảo rằng việc đặt phòng sẽ chỉ được tiến hành khi phòng của bạn còn trống.
-   Lấy được toàn bộ thông tin cần thiết cho việc đặt phòng, vì vậy, bạn sẽ không phải tốn thời gian vào việc hỏi và ghi chú những thông tin đó.
-   Gửi thư điện tử tự động tới người đặt phòng như là một xác nhận của việc đặt phòng.
-   Tự động cập nhật các phòng trống, dịch vụ có sẵn khi việc đặt phòng đang được tiến hành.

Hệ thống đặt phòng hiệu quả phải làm được tất cả những điều này.

Ngoài ra, cũng phải chắc chắn rằng hệ thống đặt phòng của bạn không chỉ giải quyết việc đặt phòng trực tuyến, mà còn phải thông minh xử lý thư điện tử, các cuộc gọi và các cuộc đặt phòng vãng lai.

5. Tăng doanh thu nhờ bán thêm các dịch vụ đi kèm

Hệ thống đặt phòng của bạn nên thêm vào những dịch vụ đi kèm như spa, nhà hàng, bar,bể bơi... để khách hàng biết rằng, bạn cung cấp cho họ những sản phẩm tốt nhất, những lựa chọn tuyệt vời nhất điều này làm khách hàng vừa sẽ chi trả nhiều hơn cho bạn mà vẫn cảm thấy vô cùng hài lòng do không phải bận tâm đến các vấn đề phải sử dụng các dịch vụ đi kèm ở ngoài.

6. Tạo các chương trình giảm giá

Việc tạo ra các mã giảm giá là một hình thức để quảng cáo cho khách sạn của bạn cho dù là đang không phải mùa du lịch hay ngay trong khi bạn đang bị trống phòng trong đợt nghỉ lễ lớn. Phải chắc chắn rằng hệ thống đặt phòng trực tuyến(hotel booking engine) của bạn có thể tạo ra các chương trình giảm giá như giảm giá phòng theo ngày, giảm theo từng phòng, giảm theo tháng, Early booking, last minunts, long stay....

Với hệ thống của chúng tôi sẽ hỗ trợ thống kê và sao lưu việc tải các địa chỉ hòm thư điện tử(email) của những khách hàng từ đợt khuyến mại trước một cách dễ dàng, vì thế bạn có thể gửi tới họ mã khuyến mại mới nhằm kích thích họ sẽ trở lại nghỉ tại khách sạn,resort của bạn.

7. Dễ dàng quản lý và thống kê

Hệ thống đặt phòng trực tuyến có thể kiểm tra tình trạng phòng tự động…một cách nhanh chóng và rõ ràng. Vì vậy, bạn cũng không cần phải cần tới những cuốn sổ ghi cũ kỹ, nhân viên lễ tân cũng có thể dễ dàng kiểm tra xem khách sạn còn phòng trống hay không.

8.Thanh toán trực tuyến

Để hệ thống đặt phòng trực tuyến (Hotel Booking Engine) bạn có thể cần tới việc mở một hệ thống thanh toán tự động. Với hệ thống này, bạn sẽ giảm được khối lượng công việc thủ công và hơn thế nữa, bạn cung cấp cho khách hàng của mình một hình thức an toàn, dễ dàng cho cả việc đặt phòng lẫn việc thanh toán.

Tất nhiên, với hệ thống này, còn có nhiều lợi ích hơn, nhưng ở đây, bài viết này hi vọng các bạn sẽ nghĩ tới việc nên hay không nên sở hữu một hệ thống đặt phòng trực tuyến(Booking engine) cho website của mình.

Dưới đây là bảng thống kê các chức năng của hệ thống booking engine mới nhất của WEBHOTEL:

Tính năng	*Thường*	*PRO*
Quản lý phòng cho hệ thống nhiều khách sạn	X	X
Cài đặt phòng linh hoạt theo ngày, năm.		X
Quản lý và thống kê Booking theo ngày	X	X
Tạo chương trình giảm giá theo từng phòng , loại phòng, phòng theo ngày hoặc khi KH đặt nhiều phòng		X
Tạo chương trình giảm giá : Early book, last minute, long stay, daily rate, offer…..		X
Tạo Invoice gửi cho khách hàng có thể thanh toán trực tiếp, cập nhập thanh toán vào hệ thống ( Dùng cho nhân viên kinh doanh, lễ tân, các đơn vị bán phòng trung gian, các đối tác bán phòng cho khách sạn )		X
Book phòng thanh toán qua cổng thanh toán trực tuyến (onepay,viettinbank,VTC…) sẽ sang của các cổng thanh toán khác khi khách hàng thanh toán		X
Thanh toán trực tiếp bằng thẻ visa, master card…. Của KH để khách sạn cà thẻ		X
Hệ quản trị độc lập		X
Khách hàng kiểm tra tình trạng phòng trước khi đặt phòng		X
Thêm dịch vụ đi kèm của khách sạn khi thanh toán		X
Email gửi về khách hàng xác nhận và Email thông tin khách hàng cho khách sạn.	X	X
Tính bảo mật cực cao( thông tin thẻ KH, thông tin hệ thống nhập liệu….)	X	X
Phân quyền quản trị cho từng bộ phận khác nhau ( Lễ tân, kinh doanh, kế toán, admin….)		X