Xây dựng website quản lý khách sạn

Hiện nay, với hơn 60% người dùng Internet nghiên cứu trực tuyến trước khi họ đặt chỗ cho kế hoạch du lịch của mình, thì việc sở hữu một trang web là điều rất cần thiết cho các đơn vị kinh doanh lưu trú. Số lượng du khách đến và đi thay đổi liên tục, họ còn sử dụng đa dạng dịch vụ đi kèm, nếu chỉ dùng phương pháp sổ sách truyền thống thì không thể quản lý phòng và các thông tin khách hàng hiệu quả được. Do vậy, xây dựng website quản lý khách sạn là điều cần thiết để kinh doanh và phát triển bền vững.

1. Lý do phải xây dựng website quản lý khách sạn?

Trong thời đại công nghệ hóa phát triển, để thuận lợi cho việc kinh doanh thì hầu hết các ngành kinh doanh về dịch vụ đều trang bị cho mình những công cụ hỗ trợ tuyệt vời. Với khách sạn cũng vậy, việc xây dựng website quản lý khách sạn đem lại rất nhiều tiện ích cho giám đốc, quản lý, nhân viên.
- Giúp tiết kiệm thời gian, chuyên nghiệp trong các khâu làm việc. Chắc hẳn bạn sẽ chẳng hề muốn khách hàng của mình phải chờ đợi nhân viên lễ tân đang lật giở từng trang sổ để tìm kiếm thông tin Booking, thông tin buồng phòng,... Thay vào đó, chỉ cần vài thao tác đơn giản trên website là mọi chuyện đều được giải quyết.

- Ban lãnh đạo có thể theo dõi tình hình kinh doanh thực tế của khách sạn hay quản lý từ xa một cách dễ dàng. Điều này giúp cho việc hoạch định mục tiêu kinh doanh cũng như đầu tư theo chiến lược tốt hơn.
- Cơ sở dữ liệu, thông tin về khách hàng, về phòng được đồng bộ lưu trữ trên hệ thống, hỗ trợ cho các bộ phận trong khách sạn làm tốt công việc của mình, đẩy mạnh hiệu suất và hiệu quả làm việc.

2. Các công việc mà website quản lý khách sạn sẽ làm là gì?

Dù đã biết sự cần thiết của website quản lý khách sạn như giới thiệu ở phần trên, nhưng chắc hẳn nhiều khách sạn đều băn khoăn rằng: “liệu đầu tư để xây dựng một website như vậy có cần thiết với khách sạn mình không”, hay “phải biết các giá trị mà website quản lý khách sạn mang lại là gì thì mới xét được trang web này có thật sự phù hợp không”? Dưới đây là những công việc của website - hỗ trợ đắc lực cho quản lý và kinh doanh khách sạn:

2.1. Quản lý nội bộ khách sạn

Quản lý nội bộ khách sạn hay quản lý người dùng cho phép phân quyền theo cấp bậc trong khách sạn, hỗ trợ quá trình làm việc trở nên nhanh chóng, hiệu quả.
- Giám đốc, quản lý cấp cao được phân quyền cao nhất, có quyền sử dụng mọi chức năng (như: thêm, sửa, xóa thông tin,…), có thể nắm bắt tình hình khách sạn như thế nào, công suất phòng đang là bao nhiêu, bên cạnh đó cũng nắm bắt được các bộ phận khác hoạt động ra sao từ phía xa.
- Nhân viên các bộ phận cũng dễ dàng sử dụng tùy theo chức năng của bộ phận mình. Bộ phận lễ tân sẽ theo dõi được phần khách hàng đặt phòng, tình trạng phòng trống hay có khách, sơ đồ phòng khách sạn để từ đó dễ dàng nắm bắt và phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác trong công việc.

Bộ phận buồng phòng có thể cập nhật được thông tin phòng sạch hay bẩn, phòng khách out hay phòng khách lưu để dễ dàng thực hiện quy trình dọn buồng của bộ phận mình, sau đó lưu lại tình trạng phòng. Nhân viên lễ tân nhìn vào web là có thể biết được trình trạng phòng như thế nào, không mất công hỏi qua hỏi lại bộ phận buồng, tránh gây mất thời gian nếu có đoàn khách đến check-in.

2.2. Quản lý phòng và đặt phòng

Website quản lý khách sạn chắc chắn không thể thiếu công dụng quản lý phòng và đặt phòng được vì đây là chức năng quan trọng trong hệ thống quản lý này.
- Quản lý phòng sẽ bao gồm thông tin về sơ đồ phòng, mã phòng, loại phòng, số lượng phòng, giá phòng, các dịch vụ đối với mỗi phòng,…
- Quản lý đặt phòng khách sạn để biết nguồn khách về từ đâu, từ các công ty du lịch, các kênh OTA, khách đoàn hay khách vãng lai,… để từ đó đưa ra hướng khai thác khách hàng tiềm năng trong tương lai.
Chức năng quản lý đặt phòng này cũng cho phép thấy được phòng đặt tương lai, cụ thể màn hình hiển thị hiệu suất phòng sử dụng bao gồm số lượng phòng khả dụng theo loại phòng, tổng số phòng khả dụng, phòng đăng ký,… và có thể xem thông tin ngắn gọn, chi tiết phòng đặt. Khi thông tin đặt phòng được chấp nhận thì hệ thống đặt phòng trực tuyến từ website sẽ ngay lập tức gửi Email xác nhận đến cho khách hàng, tránh tình trạng sai sót hoặc nhầm lẫn thông tin đặt phòng của khách hàng.

2.3. Quản lý hồ sơ khách hàng

- Xây dựng website quản lý khách sạn giúp khách sạn có thể nắm bắt được các thông tin cơ bản của khách hàng: tên khách hàng, giới tính, địa chỉ, email, số điện thoại, loại phòng, loại giường, số lượng phòng đặt,… giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm khách hàng theo phòng, tên, số chứng minh thư nhân dân hay số hộ chiếu,…
Trong quá trình khách hàng lưu trú có thể bổ sung lưu trữ những thông tin về thói quen, thuộc nhóm khách hàng nào, tìm hiểu khả năng chi trả hay các thói quen tiêu dùng của khách hàng để từ đó thuận tiện cho việc chăm sóc khách hàng vào những lần lưu trú tiếp theo.
- Quá trình cập nhật, tìm kiếm khách hàng sẽ trở lên nhanh chóng, thuận tiện khi triển khai các chiến dịch tiếp thị hiệu quả khi quảng cáo đến đúng đối tượng khách hàng, từ đó mang về nguồn khách hàng tiềm năng trong tương lai.

2.4. Quản lý hệ thống

Quản lý hệ thống đăng ký thuê, trả và hủy phòng của khách hàng, cụ thể là:
- Quản lý đặt phòng: tất cả các thông tin đăng ký đặt phòng của khách hàng, cũng như ngày giờ đến; ở trong bao lâu; đặt phòng trong tương lai ngày nào còn phòng, ngày nào hết phòng.
- Quản lý trả phòng: dựa trên thông tin đặt phòng khách hàng có thể trả phòng trước thời hạn đăng ký hoặc gia hạn thêm thời gian, hệ thống cũng báo chi phí cần thanh toán bao gồm tiền phòng, tiền dịch vụ hay phát sinh (nếu có).

- Quản lý hủy phòng: số phòng đăng ký trước đó sẽ bị nhảy trạng thái khi khách báo hủy phòng. Tùy theo quy định của từng khách sạn mà mà hệ thống sẽ trừ số tiền khách phải thanh toán chi phí khi hủy phòng và sau đó gửi lại khách số tiền đặt cọc còn lại.

2.5. Quản lý các dịch vụ khác

Tùy theo quy mô của mỗi khách sạn mà có những dịch vụ khách nhau như: giặt là, thuê xe, báo thức, spa,… quản lý các dịch vụ này bao gồm thống kê ngày sử dụng, số lần sử dụng, số tiền cần thanh toán cho các dịch vụ này giúp khách sạn không chồng chéo vào quản lý phòng.

Trên đây là những chia sẻ về cách quản lý khách sạn sao cho thuận tiện, nhanh chóng trong các khâu làm việc, giúp nắm bắt được tình hình thực tại của khách sạn, từ đó có chiến lược cụ thể nhằm đạt được hiệu quả tối đa nhất trong kinh doanh lưu trú. Xây dựng website quản lý khách sạn chuyên nghiệp chính là chìa khóa vàng giúp kinh doanh khách sạn thành công!

Hãy liên hệ với Webhotel để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí khi thiết kế website quản lý khách sạn!